Nova legislació sobre la celebració d’assamblees i reunions telemàtiques als ateneus
Arran de la pandèmia ocasionada per la Covid-19, les entitats han hagut d’adaptar la seva forma de funcionar, sobretot en tot allò que té a veure amb el sistema de relacions, comunicacions i transferència d’informació entre els diferents grups d’interès de les organitzacions. Ara, el nou Decret 53/2020, de 22 de desembre de 2020, estableix que a partir del proper dia 31 de desembre deixarà de ser vigent la normativa que fins ara permetia realitzar reunions de junta directiva i assemblees en format telemàtic sense que els estatuts socials de l’entitat ho tingues previst. L’1 gener del 2022 aquelles entitats que no hagin incorporat en els seus estatuts que les assemblees i juntes directives poden ser celebrades en forma telemàtica ja no ho podran fer legalment.
Què ha de fer l’ateneu?
Celebració de reunions de l’òrgan de govern via telemàtica
En primer lloc, s’ha d’incorporar als estatuts la possibilitat de celebrar les reunions de l’òrgan de govern per via telemàtica: “Les reunions es podran dur a terme mitjançant videoconferència o qualsevol altre mitjà telemàtic”. El sistema utilitzat ha de permetre:
- Identificar a les persones assistents
- Intervenir en la deliberació
- Emetre el vot
Celebració de l’assemblea mitjançant plataformes virtuals
També és possible contemplar la possibilitat de fer les assemblees generals mitjançant vies telemàtiques. En relació amb les assemblees, la normativa les regula amb els mateixos requisits que les reunions dels òrgans de govern.
Cal garantir la participació efectiva de totes les persones associades. Per aquest motiu, algunes entitats estan celebrant assemblees de caràcter híbrid, on poden assistir persones tant de manera presencial com virtual.
Convocatòria de reunions i assemblees a través de mitjans telemàtics
També cal tenir en compte que s’ha d’actualitzar en els estatuts els mitjans de convocatòria de l’assemblea i adequar-ho a la realitat de l’associació. Per tant, si la convocatòria es du a terme mitjançant correu electrònic, s’ha de fer constar, ja que en molts estatuts antics encara consta la convocatòria mitjançant un escrit adreçat al domicili postal de cada persona sòcia.
Finalment, una qüestió important a tenir en compte és que s’ha de convocar a la totalitat de les persones sòcies, per tant, en cas que a l’entitat hi hagi persones sòcies que no tenen possibilitat de rebre la convocatòria mitjançant algun mitjà telemàtic, se’ls haurà d’informar pel mitjà que els pugui arribar de manera efectiva, ja sigui per correu postal o qualsevol altre.
Com tramitar la modificació
Per poder dur a terme qualsevol de les modificacions esmentades, caldrà fer una proposta i incorporar-la com a punt de l’ordre del dia perquè sigui aprovada en assemblea. La votació s’haurà de prendre per la majoria qualificada que disposi els estatuts de l’entitat, ja que en tractar-se d’una modificació d’estatuts, cal una majoria reforçada. A continuació, s’haurà d’emetre un certificat per part de la secretaria de l’entitat amb el vistiplau de presidència, el qual s’haurà de presentar al Registre d’Entitats Jurídiques. És recomanable fer la modificació estatuària si l’entitat vol continuar celebrant reunions i assemblees en aquest format.
Serveis FAC
Si teniu qualsevol dubte recordeu que des del servei jurídic de la FAC us podem orientar per fer aquestes modificacions. Per més informació sobre les noves mesures i la forma de procedir consulteu el dossier.
La FAC també us ofereix una plataforma personalitzada per fer videoconferències. Si és d’interès l’heu de sol·licitar a ateneus@ateneus.cat