Gestió d’Entitats – Immobles, Convenis, Assegurances i Alertes

Hem incorporat quatre nous desenvolupaments per facilitar una gestió més clara i eficient del patrimoni i de les relacions associades. Els nous mòduls de Convenis, Assegurances, Immobles i Alertes, permeten centralitzar tota la informació clau en un sol lloc, amb cercadors, filtres i enllaços entre dades que ajuden a tenir-ho tot connectat i sota control. A continuació, us expliquem com funciona cadascun d’aquests mòduls i com us poden ajudar en el dia a dia.

Inmobles

Aquest mòdul centralitza tota la informació dels immobles de l’entitat en un únic llistat. Des d’aquesta vista es poden cercar immobles per codi, nom, població, referència cadastral o adreça, així com filtrar entre immobles actius o tots. Per defecte, només es mostren els immobles actius, és a dir, aquells que no s’han donat de baixa ni s’han venut. El cercador general de l’aplicatiu també permet localitzar immobles amb aquests mateixos criteris.

El llistat d’immobles es pot exportar a Excel amb totes les dades principals, excepte els fitxers adjunts. Les dades relacionades, com les activitats i les despeses, s’exporten en finestres separades, amb identificadors interns que permeten relacionar fàcilment la informació dins del mateix fitxer.

A la fitxa de cada immoble es poden definir totes les dades bàsiques i administratives: codi identificador, nom, descripció, tipus d’ús (cessió, lloguer o altres), adreça, població, dates d’adquisició i venda, valors comptable i assegurat, referència cadastral, documentació legal i tècnica, assegurances associades i observacions.

Cada immoble inclou també un apartat d’Activitat, pensat per registrar la relació amb llogaters, cessions o altres usos. Aquí es poden indicar les persones o entitats implicades, el tipus de relació (conveni, contracte o altres), l’activitat desenvolupada, els documents associats, els enllaços a convenis, les dates clau i les dades relacionades amb assegurances, comunitats de propietaris i observacions. Les dates de preavís es poden vincular al sistema d’alertes per facilitar el seguiment.

Finalment, l’apartat de Despeses permet controlar totes les despeses associades a cada immoble, com subministraments, assegurances, obres, manteniment o reparacions. En cada registre s’hi pot indicar el tipus de despesa, la data, l’import, les factures, qui n’és el pagador, si hi ha finançament i qualsevol anotació addicional. Tot plegat permet tenir una visió clara i ordenada de la gestió econòmica de cada immoble.

 

Convenis

El mòdul de convenis permet gestionar fàcilment tot el cicle de vida d’un conveni: crear-lo, modificar-lo o eliminar-lo segons calgui. A cada conveni s’hi poden definir totes les dades rellevants, com el nom, les persones o entitats implicades, els immobles associats, les dates clau (inici, finalització, preavís, renovació) i la durada de les renovacions. També és possible afegir documents vinculats al conveni, observacions i configurar una data d’actualització de la quota anual per rebre alertes automàtiques.

El llistat de convenis incorpora un cercador per nom i un filtre per visualitzar només els convenis actius o bé tots. Per defecte, es mostren únicament els convenis vigents segons les dates d’inici i finalització, i el cercador general de l’aplicatiu també permet localitzar-los ràpidament.

A més, des de la fitxa de cada persona (física o jurídica) i de cada immoble, es poden consultar directament quins convenis hi estan associats i accedir-hi amb un sol clic. Finalment, el sistema permet exportar el llistat complet de convenis amb totes les seves dades, a excepció dels documents adjunts.

Assegurances

El módul assegurances mostra el llistat de totes les assegurances contractades per l’entitat, amb informació bàsica com el nom i les dates d’inici i finalització. Des d’aquí es poden crear, modificar o eliminar assegurances de manera senzilla.

A cada assegurança s’hi defineixen totes les dades necessàries: el nom, els immobles als quals aplica, les dates clau (inici, final, preavís i renovació), la durada de les renovacions, els documents de la pòlissa i qualsevol observació rellevant. Les dates de preavís i renovació es poden vincular al sistema d’alertes per no oblidar cap venciment important.

El llistat d’assegurances inclou un cercador per nom i un filtre per visualitzar només les assegurances actives o bé totes. Per defecte, es mostren únicament les assegurances vigents segons les dates establertes, i el cercador general de l’aplicatiu també permet localitzar-les ràpidament.

A més, des de la fitxa de cada immoble es pot consultar quines assegurances li apliquen i accedir directament a la informació detallada de cadascuna.

Alertes

Serveix perquè els administradors rebin avisos en moments clau, com ara renovacions de convenis, esdeveniments o terminis fiscals. Aquestes alertes es poden gestionar fàcilment des de l’apartat Configuració > Alertes i es poden rebre tant dins de la mateixa aplicació com per correu electrònic.

Des d’aquest espai es mostra un llistat amb totes les alertes creades, indicant-ne el nom, el tipus, el missatge i si estan actives. Les alertes es poden crear, modificar o eliminar, i el llistat es pot filtrar entre actives i inactives, mostrant-se per defecte només les actives.

Cada alerta permet definir diferents paràmetres, com el missatge que veurà l’administrador, el tipus d’alerta i la seva periodicitat. Hi ha alertes puntuals per a una data concreta, alertes periòdiques anuals o mensuals, i alertes vinculades a elements del sistema, com convenis, assegurances, immobles o esdeveniments de l’agenda. En el cas dels esdeveniments, es pot indicar amb quants dies d’antelació s’ha de rebre l’avís.

Pel que fa a la recepció, es poden activar dues accions: l’enviament d’un correu electrònic als administradors i/o la visualització de l’alerta dins de l’aplicatiu. Quan hi ha una alerta nova, una icona a la part superior de la pantalla indica el nombre d’avisos pendents. Des d’allà es poden consultar, tancar, esborrar o posposar. En fer clic sobre una alerta, s’accedeix directament a l’element relacionat, com un conveni o un esdeveniment, excepte en el cas de les alertes genèriques.

Per evitar acumular dades innecessàries, el sistema només conserva les alertes generades durant els darrers sis mesos. A més, les alertes es generen automàticament cada dia a les 8 del matí, sense possibilitat de configurar-ne l’hora. També és possible posposar una alerta des de l’aplicatiu, definint una nova data de notificació; acció que només afecta l’usuari que la realitza i que es pot repetir tantes vegades com calgui.

Si no podeu veure aquests mòduls, contacteu per correu electrònic: suport@sifac.cat

També podeu consultar aquesta informació, i molt més, al manual d’usuari, que el podreu trobar a la pantalla d’inici del vostre espai al gestió d’entitats.