Gestió d’Entitats – Camps addicionals

L’aplicació que vam desenvolupar ha anat creixent al llarg dels anys, i això és gràcies a vosaltres, les entitats que ens heu donat la confiança per gestionar-ne les dades.

Per aquest motiu, hem anat incorporant funcionalitats que inicialment no hi eren, però que ara ja estan disponibles, com ara els camps addicionals. Però, per a què serveix exactament aquesta funcionalitat?

El Gestió d’Entitats, per defecte, disposa d’una sèrie de camps definits a les fitxes dels contactes. Aquests camps són fixos, no es poden modificar i són els mateixos per a totes les entitats.

Arran de les sol·licituds de diverses entitats que necessitaven camps molt específics, vam valorar com podíem donar resposta a aquesta mancança de manera global. Finalment, es va decidir desenvolupar aquesta funcionalitat perquè totes les entitats se’n poguessin beneficiar.

Podeu trobar-la a la configuració de l’aplicació:

Un cop a dins, crearem nous camps. El primer pas és identificar una necessitat concreta que pugui ser útil; per exemple, saber si s’ha lliurat al soci el document per signar la cessió d’imatges, necessària per complir amb la normativa de protecció de dades, i si aquest document ja ha estat signat.

Per això, afegirem el primer camp:

A la finestra que s’obre, cal escollir el tipus de camp que volem crear. Veureu que n’hi ha de diferents tipus, i haureu de seleccionar el que millor s’adapti a les necessitats d’aquesta dada concreta.

En el nostre exemple, podria ser un camp de tipus booleà (Sí/No), però, per fer-lo més clar, crearem un camp de tipus Selecció, on cada opció correspondrà a una resposta: Sí o No. També n’indicarem el nom.

Un cop creat, cal definir-ne les opcions. A la finestra Dades establirem les característiques del camp segons les necessitats. En aquest cas, farem que sigui obligatori indicar si s’ha lliurat o no el document, és a dir, que sempre hi hagi una resposta. En canvi, no ens interessa que aquest camp sigui visible al formulari d’alta de socis.

Tot seguit crearem les opcions del camp, afegint el “Sí” i el “No”.

Recordeu desar els canvis; en cas contrari, no s’aplicaran.

A partir d’aquest moment, si anem a la fitxa d’un contacte, veurem un nou apartat amb aquest camp, que podrem omplir en editar la fitxa.

Com que es tracta d’un camp obligatori, a partir d’ara, quan es modifiqui una fitxa existent o es doni d’alta un nou contacte, no es podrà desar si no se selecciona una opció, tal com es mostra a la captura:

Un cop escollida l’opció, es desa i queda reflectida a la fitxa del contacte. A més, aquesta informació també estarà disponible a la resta de funcionalitats de la plataforma, com ara els filtres i els fitxers d’importació i exportació.

El següent camp us el deixem com a exercici: el procediment és exactament el mateix, només en canvia el nom.

D’aquesta manera, disposem de camps molt útils que no existien per defecte i que ens permeten tenir una base de dades molt més completa, amb informació rellevant dels contactes.

Si no podeu visualitzar aquesta funcionalitat a la pantalla de configuració, poseu-vos en contacte amb nosaltres per correu electrònic a suport@sifac.cat.

També podeu consultar aquesta informació, i molt més, al manual d’usuari, que trobareu a la pantalla d’inici del vostre espai al Gestió d’Entitats.